Procedura di gestione del sistema informativo interno

PROPRIETÀ DEL DOCUMENTO

Titolo del documento: Procedura di gestione del sistema informativo interno

Proprietario: Responsabile della conformità Pagine: 15

Approvato: Organismo direttivo Data: 08.06.23

Classificazione del documento: PUBBLICO

STORIA DELLA REVISIONE

DETTAGLI SULLA DATA DELLA VERSIONE

1.0 20/05/22 Versione iniziale.

2.0 08/06/23 Adeguamento alla Legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione.

INDICE

OGGETTO E AMBITO DI APPLICAZIONE MATERIALE

AMBITO DI APPLICAZIONE PERSONALE

IL SISTEMA INFORMATIVO: ELEMENTI E CONCETTI DI BASE

QUADRO NORMATIVO

RUOLI E RESPONSABILITÀ

IL RESPONSABILE DEL SISTEMA INFORMATIVO INTERNO

GARANZIE E DIRITTI

CANALE DI COMUNICAZIONE INTERNA: CANALE ETICO

PROCEDURA DI GESTIONE DELLA CONSULTAZIONE
9.1 Ricezione della consultazione
9.2 Risoluzione e comunicazione

PROCEDURA DI GESTIONE DEI RECLAMI
10.1 Fase di analisi e ammissione
10.2 Fase di indagine
10.3 Notifica alla persona interessata e procedura di audizione
10.4 Rapporto motivato delle conclusioni e della risoluzione
10.5 Termine ultimo per la risoluzione
10.6 Adozione di misure disciplinari e altri provvedimenti
10.7 Comunicazione della risoluzione al segnalante

CANALI ESTERNI E AUTORITÀ INDIPENDENTE

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

CONSERVAZIONE E REGISTRAZIONE DELLE INFORMAZIONI GESTITE

PUBBLICITÀ E DIVULGAZIONE

NON CONFORMITA’

APPROVAZIONE

ALLEGATO

1. SCOPO E AMBITO DI APPLICAZIONE MATERIALE

Il presente documento regola il funzionamento del Sistema Informativo Interno che CENTRE ESPORTIU MANACOR, S.L. (di seguito, CEM o “l’Organizzazione”) ha istituito per segnalare qualsiasi sospetto o violazione di regolamenti esterni o interni, commessi al suo interno o per suo conto.

In questo senso, il presente documento sviluppa la gestione, l’indagine e la risposta alle comunicazioni effettuate.

Questa procedura definisce il funzionamento del Sistema Informativo Interno di CEM, che è l’insieme di elementi interagenti il cui scopo specifico è quello di regolare l’attuazione del meccanismo di prevenzione e individuazione delle irregolarità, nonché di garantire un’adeguata protezione a tutti i soggetti che segnalano una qualsiasi delle azioni o omissioni di cui all’articolo 2 della Legge 2/2023 del 20 febbraio, che disciplina la tutela dei soggetti che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione:

– Qualsiasi azione o omissione che possa costituire una violazione del diritto dell’Unione Europea, e a condizione che:

– Rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea elencati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione1. Alcuni esempi tratti dalla Direttiva sono riportati in ALLEGATO alla presente Procedura.

– Incidere sugli interessi finanziari dell’Unione Europea come indicato nell’articolo 325 del Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea (TFUE);

– abbiano un impatto sul mercato interno, come indicato all’articolo 26, paragrafo 2, del TFUE, comprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e gli aiuti concessi dagli Stati, nonché le violazioni relative al mercato interno in relazione ad atti in violazione delle norme sull’imposta sulle società o a pratiche volte a ottenere un vantaggio fiscale che vanificherebbe l’oggetto o lo scopo della legislazione applicabile all’imposta sulle società.

– Azioni o omissioni che possono costituire un reato penale o amministrativo grave o molto grave. In ogni caso, sono inclusi tutti i reati penali o amministrativi gravi che comportano un danno economico per l’erario e la sicurezza pubblica.

L’obiettivo è anche quello di fornire un’adeguata protezione alle persone che segnalano possibili rischi o violazioni delle normative esterne, nonché delle disposizioni del Codice Etico o di qualsiasi altro regolamento interno di CEM.

Il Sistema Informativo Interno non è una casella di posta elettronica per reclami o richieste di risarcimento, pertanto qualsiasi comunicazione di questo tipo ricevuta non sarà accettata.

Sono escluse dalla tutela della presente procedura le comunicazioni relative a quanto segue:

– Informazioni contenute in comunicazioni che sono state rifiutate da qualsiasi canale di informazione interno o per uno dei motivi previsti dall’articolo 18.2. a) della Legge 2/2023, del 20 febbraio.

– Informazioni legate a reclami su conflitti interpersonali o che coinvolgono solo il whistleblower e le persone a cui si riferisce la comunicazione o la divulgazione.

– Informazioni già pubbliche o che costituiscono semplici voci.

– Consultazioni sull’interpretazione del Codice Etico e di Condotta, di qualsiasi altro regolamento interno o della legislazione applicabile.

2. AMBITO DI APPLICAZIONE PERSONALE

Questa procedura si applica a tutti i membri e collaboratori del CEM, in particolare:

– Tutti i dipendenti di CEM, indipendentemente dalla loro categoria o posizione e dal modello contrattuale attraverso il quale sono legati all’Organizzazione, compresi gli stagisti, il personale temporaneo, i volontari, i dirigenti, nonché l’Organo di gestione. Tutti sono tenuti a segnalare qualsiasi rischio o violazione della legislazione applicabile e dei regolamenti interni attraverso i canali previsti.

– Candidati all’assunzione nei casi in cui le informazioni sulle violazioni siano state ottenute durante il processo di selezione o la negoziazione precontrattuale.

– Ex dipendenti che sono venuti a conoscenza di una violazione nel contesto di un rapporto di lavoro già concluso.

– Qualsiasi persona che lavora per o sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori.

3. IL SISTEMA INFORMATIVO: ELEMENTI E CONCETTI DI BASE

Il sistema informativo interno di CEM è composto dai seguenti elementi:

– Politica del sistema informativo interno

– Procedura di gestione del sistema informativo interno

– Manager del sistema

– Canale etico

– Canale di comunicazione esterno

Ai fini della presente procedura, si terrà conto delle seguenti definizioni o concetti di base:

1. Segnalazione o whistleblowing: informazioni ricevute nel Sistema Informativo Interno di CEM che hanno lo scopo di portare all’attenzione dei dipendenti di CEM potenziali rischi o non conformità alle normative.

2. Consultazione: informazioni ricevute dal Sistema Informativo Interno in merito a dubbi sull’interpretazione del Codice Etico e di Condotta, di altre norme interne o della legislazione applicabile.

3. Informatore: è la persona che effettua la comunicazione attraverso il sistema informativo interno all’Organizzazione.

4. Rispondente o persona interessata: la persona contro cui è diretta la comunicazione.

5. Terza parte interveniente: persona/e citata/e nella comunicazione o coinvolta/e nel processo investigativo, senza essere un denunciante o un intervistato (ad esempio i testimoni).

6. Investigatore: persona incaricata di indagare sui fatti segnalati.

7. Autorità Indipendente per la Protezione dei Whistleblower (I.W.P.A.): un ente di diritto pubblico dotato di personalità giuridica propria e di indipendenza organica e funzionale dall’Esecutivo e dal settore pubblico, la cui attività comprende, tra l’altro, la gestione del canale di comunicazione esterna, la funzione di organo consultivo e di consulenza del Governo in materia di protezione dei whistleblower, l’elaborazione di modelli per la prevenzione dei reati nella sfera pubblica e l’assunzione del potere di comminare sanzioni in questo ambito.

8. Canale di segnalazione esterno: canale di comunicazione per la presentazione di reclami all’Autorità indipendente per la protezione degli informatori (IAPA).

4. QUADRO NORMATIVO

Per lo sviluppo e l’implementazione della procedura, sono stati presi come riferimento i seguenti regolamenti:

– Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del 23 ottobre 2019 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

– Legge 2/2023 del 20 febbraio sulla protezione delle persone che segnalano violazioni normative e sulla lotta alla corruzione.

– Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati).

– Legge organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati personali e la garanzia dei diritti digitali.

5. RUOLI E RESPONSABILITÀ

RUOLO	RESPONSABILITÀ
Organo direttivo	– Approvare e implementare il Sistema Informativo Interno – Approvare la presente Procedura e la Politica del Sistema Informativo Interno. – Nominare il Responsabile del Sistema
Manager del sistema	– Implementazione e revisione di questa procedura. – Gestione delle comunicazioni. – Gestione tempestiva delle comunicazioni ricevute. – Elaborazione dei fascicoli di indagine. – Decisione o proposta sulle conseguenze che possono derivare dai fatti oggetto di indagine.

6. IL RESPONSABILE DEL SISTEMA INFORMATIVO INTERNO

Il Consiglio direttivo ha nominato il direttore amministrativo del CEM, Antoni Illa, come responsabile della gestione del sistema informativo interno (chiamato anche System Manager).

A questo proposito, sia la nomina che la revoca del Gestore del Sistema devono essere notificate all’Autorità Indipendente per la Protezione dell’Informatore, A.A.I., o, se del caso, alle autorità o agli organi competenti delle Comunità Autonome, nell’ambito delle rispettive competenze, entro i successivi dieci (10) giorni lavorativi, specificando, in caso di revoca, i motivi che l’hanno giustificata.

Il Gestore del Sistema svolgerà le sue funzioni in modo indipendente e autonomo dal resto degli organi, senza ricevere istruzioni di alcun tipo per il loro esercizio, e disporrà di tutti i mezzi personali e materiali necessari per svolgerle.

7. GARANZIE E DIRITTI

CEM garantisce il rispetto delle seguenti garanzie e diritti:

– L’identità dell’informatore, di qualsiasi terzo coinvolto e di tutte le informazioni contenute in una comunicazione o in un’indagine, nonché di tutti i procedimenti che si svolgono, sarà mantenuta riservata. Fatto salvo quanto sopra, le generalità di tali persone possono essere fornite alle autorità amministrative o giudiziarie, qualora siano tenute a farlo in seguito all’avvio di un procedimento derivante dall’oggetto della comunicazione.

L’identità dell’informatore può essere resa nota anche alle persone essenziali per lo svolgimento dell’indagine. La persona incaricata delle indagini dovrà in ogni caso evitare, nel corso delle stesse, l’identificazione, diretta o per riferimento, dell’informatore. Questa garanzia di riservatezza si estende anche dopo la conclusione dell’indagine.

– L’informatore avrà, in ogni caso, la possibilità di effettuare le comunicazioni in forma anonima senza dover fornire alcun tipo di dato che possa identificarlo.

– Tutte le comunicazioni fatte in buona fede sono garantite senza ritorsioni, dirette o indirette. Qualsiasi comunicazione fatta in malafede darà luogo ad azioni appropriate da parte di CEM. La violazione di questa garanzia di non ritorsione deve essere segnalata e, se dopo le indagini viene confermata, possono essere intraprese azioni disciplinari. Questa garanzia si estende anche a tutte le persone che partecipano all’indagine (ad esempio i testimoni), a condizione che il loro intervento sia in buona fede.

– Una volta ricevuta la comunicazione e l’avvio dell’indagine, la persona interessata sarà informata dell’avvio del procedimento e del suo oggetto, a meno che, per motivi legati all’indagine, non sia necessario ritardare la comunicazione. Una volta informato dell’avvio del procedimento, l’interessato ha il diritto di presentare tutte le prove che ritiene rilevanti per la sua difesa. Avrà inoltre accesso a tutte le prove raccolte, ma in nessun caso all’identità dell’informatore.

Nel corso dell’indagine, la persona interessata avrà il diritto di fare tutte le affermazioni che ritiene opportune. In ogni caso, prima dell’emissione della decisione, la persona sottoposta a indagine avrà la possibilità di presentare le proprie osservazioni.

– La presunzione di innocenza della persona interessata è garantita per tutta la durata della procedura, fino all’emissione della decisione. Pertanto, le misure restrittive o coercitive non possono essere adottate in nessun caso. Le misure cautelari possono essere adottate solo in alcuni casi debitamente giustificati (ad esempio, le molestie) e/o le misure di protezione delle prove possono essere imposte quando strettamente necessario, e sempre nel rispetto dei principi di ragionevolezza e proporzionalità.

Quando una comunicazione viene inviata con mezzi diversi da quelli specificamente stabiliti o a membri del personale non responsabili del suo trattamento, deve essere inviata immediatamente all’Amministratore del Sistema e il dovere di riservatezza deve essere mantenuto in ogni caso.

8. CANALE DI COMUNICAZIONE INTERNA: CANALE ETICO

Per effettuare qualsiasi comunicazione che rientri nel campo di applicazione materiale descritto nella sezione 1, il Sistema Informativo Interno di CEM dispone di un Canale Etico accessibile attraverso questi canali: – E-mail: sii@rafanadalacademy.com

Un esempio di come ottenere l’anonimato: utilizza un indirizzo e-mail generico – non nominativo, creato esclusivamente per questo scopo – o qualsiasi altro mezzo che ti permetta di nascondere la tua identità.

– Su richiesta dell’informatore, la comunicazione può avvenire tramite un incontro di persona entro un periodo massimo di sette (7) giorni di calendario. Il suddetto incontro sarà documentato in uno dei seguenti modi, previo consenso dell’informatore:

– Attraverso una registrazione della conversazione in un formato sicuro, durevole e accessibile; oppure

– Attraverso una trascrizione completa e accurata della conversazione effettuata dal personale incaricato di occuparsene.

Fatti salvi i suoi diritti ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, l’informatore avrà la possibilità di verificare, rettificare e accettare con la propria firma la trascrizione della conversazione.

– Nel caso in cui il funzionario di sistema sia la persona interessata dalla comunicazione, il segnalante può effettuare la comunicazione direttamente al Direttore Generale.

Nel caso in cui la comunicazione pervenga al Responsabile del Sistema e questi sia la persona interessata dalla stessa, dovrà astenersi dall’agire e informare immediatamente il Direttore Generale, affinché questi possa designare un istruttore e/o risolvere quanto ritenuto opportuno, sempre nel rispetto delle disposizioni della presente procedura.

Qualsiasi consultazione sull’interpretazione dei regolamenti applicabili, sia esterni che interni, può essere effettuata anche attraverso il Canale Etico. Tuttavia, le richieste di informazioni sono escluse dall’ambito di tutela della presente Procedura. In questo caso, il richiedente deve identificarsi.

9. PROCEDURA DI GESTIONE DELLA CONSULTAZIONE

Lo scopo delle consultazioni è quello di risolvere qualsiasi dubbio che possa sorgere in merito all’interpretazione del Codice Etico e di Condotta, di qualsiasi altro regolamento interno o della legislazione applicabile. Anche qualsiasi dubbio relativo a una linea guida di azione o di condotta che potrebbe avere un impatto sull’etica o sulla prevenzione dei reati deve essere formulato come una consultazione.

Il Canale Etica non è una casella di posta elettronica per reclami o richieste di risarcimento, pertanto non deve essere utilizzato per comunicare questioni come reclami sulle strutture, lamentele dei dipendenti sulla loro situazione lavorativa, ecc. Se ricevute, non saranno ammesse o risolte.

9.1 Ricezione della consultazione

Una volta ricevuta la richiesta, verrà inviata una conferma di ricezione entro sette (7) giorni.

Qualsiasi richiesta di informazioni il cui contenuto esuli dall’ambito del Canale o che sia formulata in termini notoriamente irrispettosi o in malafede non sarà accettata.

9.2 Risoluzione e comunicazione

Una volta analizzato il quesito, verrà fornita una risposta nel più breve tempo possibile, entro un periodo massimo di un (1) mese dalla conferma di ricezione, attraverso lo stesso Canale o personalmente al richiedente. Per risolvere il quesito possono essere chiamati in causa professionisti di altre aree o collaboratori esterni.

10. PROCEDURA DI GESTIONE DEI RECLAMI

10.1 Fase di analisi e ammissibilità

In caso di ricezione di un reclamo, si dovrà darne riscontro entro sette (7) giorni. Il Gestore del Sistema effettuerà una prima analisi del reclamo entro un periodo non superiore a un (1) mese dalla conferma di ricezione. Il risultato finale di questa analisi preliminare sarà l’ammissione o meno della comunicazione all’elaborazione.

Il funzionario di sistema decide se ammettere o meno la domanda al trattamento in base ai seguenti aspetti:

– Ricezione del reclamo con dati sufficienti per l’analisi, comprese le possibili persone/aree coinvolte e una chiara descrizione dei fatti denunciati.

– Indicazioni sulla veridicità del reclamo.

– L’eventuale esistenza di documentazione o prove a sostegno dei fatti denunciati.

– L’apparente assenza di malafede nella comunicazione.

A seconda dell’esito di questa analisi, può decidere di accettare il reclamo e avviare un processo di indagine interna o, in caso contrario, di non accettare il reclamo. Tutti i reclami che non sono correlati all’oggetto del Canale o che non possono essere dedotti dalla formulazione del reclamo per mostrare una potenziale non conformità saranno respinti.

Nel caso in cui una segnalazione non contenga le informazioni necessarie per il suo trattamento, il segnalante sarà invitato a correggerla completandola o fornendo informazioni aggiuntive.

Nel caso in cui vi siano indizi che facciano pensare a un reato penale, l’informazione viene trasmessa immediatamente alla Procura della Repubblica. Se i fatti riguardano gli interessi finanziari dell’Unione europea, la questione viene deferita alla Procura europea.

In ogni caso, l’informatore sarà informato se il reclamo è stato accettato o meno per l’elaborazione. Nel caso in cui la comunicazione non venga accettata, il responsabile del Sistema Informativo dovrà fornire una giustificazione motivata che indichi le ragioni della mancata ammissione.

10.2 Fase di ricerca

Per ogni reclamo ammesso al trattamento, il Gestore del Sistema procederà all’apertura di un’indagine, valutando, a seconda della portata, dell’entità e delle persone presumibilmente coinvolte nei fatti, la migliore strategia investigativa da sviluppare in ogni caso specifico.

Questa fase di indagine sarà condotta dal Gestore del Sistema stesso, a meno che non decida di nominare un altro organo investigativo, che può essere costituito da altri membri dell’Organizzazione o da un consulente esterno (di seguito “Istruttore”).

L’Istruttore può chiedere alle diverse aree/dipartimenti le informazioni e la collaborazione che ritiene necessarie per svolgere l’indagine.

L’investigatore aprirà un fascicolo d’indagine in cui è essenziale includere una documentazione dettagliata di tutte le azioni svolte e dei documenti raccolti per ottenere prove sufficienti e adeguate.

Per ottenere queste prove, può svolgere le azioni che ritiene opportune, come l’esame di documenti o registri, l’analisi di processi e procedure o la realizzazione di interviste, tra le altre. Una delle fasi inevitabili sarà sempre l’esame delle prove fornite dall’informatore, al quale potrà essere chiesto di approfondire per chiarire meglio i fatti denunciati.

10.3 Notifica alla persona interessata e procedura di audizione

Nel corso dell’indagine, il Funzionario istruttore contatterà la persona interessata, informandola dei fatti che le sono stati attribuiti e delle principali tappe che potrebbero verificarsi durante l’indagine.

Tuttavia, nei casi in cui tale divulgazione possa mettere in pericolo o pregiudicare l’indagine sui fatti, ad esempio con il rischio di manomissione o distruzione delle prove, o possa ostacolare la raccolta delle prove necessarie per accertare i fatti, la notifica alla persona interessata dalla divulgazione può essere ritardata per tutto il tempo in cui sussiste il rischio di manomissione o distruzione.

Il CEM garantirà l’integrità e la non manipolazione delle prove ottenute. Prima di formulare una proposta di decisione, il Funzionario istruttore raccoglie una dichiarazione della persona interessata entro dieci (10) giorni per fornire eventuali accuse e qualsiasi documentazione, prova o dimostrazione contraria che ritenga di interesse.

10.4 Relazione motivata dei risultati e delle risoluzioni

Una volta completata l’indagine, il Funzionario Istruttore redige una relazione motivata di conclusioni e può, se del caso, raccomandare l’adozione di misure disciplinari. Nei casi in cui l’Istruttore sia stato nominato da un altro membro dell’Organizzazione o da un consulente esterno, quest’ultimo redige una relazione di conclusioni che viene sottoposta al Responsabile del Sistema per la risoluzione del caso.

Tale relazione dovrà contenere almeno i seguenti elementi e la loro descrizione, fatti salvi gli obblighi di riservatezza da mantenere:

– Identificazione delle parti coinvolte.

– Natura dell’irregolarità o della non conformità

– Elenco di fatti o scoperte rilevanti

– Conclusioni o valutazione dei fatti

– Proposta di misure, controlli e/o azioni da implementare da parte di CEM per prevenire o mitigare la probabilità che tale violazione si ripeta.

La risoluzione può essere:

– Chiudere il fascicolo in quanto i fatti sono irrilevanti per questi scopi, le prove sono insufficienti o le informazioni non sono veritiere. Se si ritiene che l’informatore abbia agito in malafede, le Risorse Umane devono essere informate per l’adozione di misure disciplinari.

– Dichiarare la commissione di un’irregolarità o di una violazione delle norme interne o della legislazione richiedendo alle Risorse Umane di applicare il regime disciplinare corrispondente.

10.5 Termine per la decisione

Il termine per la decisione non può superare i tre (3) mesi dalla data di ricezione della comunicazione. In casi di particolare complessità, il termine può essere prorogato di altri tre (3) mesi, previa presentazione di una relazione, da inserire nel fascicolo, che illustri i motivi della proroga.

10.6 Adozione di misure disciplinari e di altro tipo

Se viene riscontrata un’irregolarità o una violazione, il Responsabile delle Risorse Umane deciderà le misure disciplinari appropriate da adottare, che saranno comunicate e applicate in conformità con la legislazione vigente in materia di lavoro e con il contratto collettivo di lavoro applicabile.

Le sanzioni saranno graduate in base alla gravità degli atti commessi e potranno essere prese in considerazione circostanze quali il danno o il pregiudizio causato, la recidiva, il grado di partecipazione, ecc. A tal fine, quando l’apertura di un procedimento disciplinare è obbligatoria, una relazione motivata delle conclusioni redatta dalle Risorse Umane deve essere inclusa nel fascicolo, al fine di evitare la duplicazione delle azioni.

10.7 Comunicazione della decisione al segnalante

Il Funzionario di Sistema informerà l’informatore della fine della procedura e del senso della risoluzione adottata al riguardo.

11. CANALI ESTERNI E AUTORITÀ INDIPENDENTE

Direttamente o tramite comunicazione preventiva attraverso i mezzi indicati nella sezione 8 della presente procedura, l’Autorità Indipendente di Protezione degli Informatori (IAPA), o le autorità o gli organismi regionali corrispondenti, possono essere informati della commissione di azioni o omissioni incluse nell’ambito di applicazione della Legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione.

La segnalazione, che può avvenire in forma anonima, può essere fatta a scelta del segnalante:

– Per iscritto, per posta o con qualsiasi mezzo elettronico previsto a tale scopo, indirizzato al canale informativo esterno dell’A.A.I..

– Verbalmente, tramite telefono o sistema di messaggistica vocale.

– Mediante un incontro diretto, entro un periodo massimo di sette (7) giorni.

12. PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

CEM si impegna a trattare, in ogni momento, i dati personali con la massima riservatezza e in conformità alla legislazione vigente. Adotterà le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire la sicurezza dei dati e prevenirne l’alterazione, la perdita, l’elaborazione non autorizzata o l’accesso, tenendo conto dello stato della tecnologia, della natura dei dati memorizzati e dei rischi a cui sono esposti.

Per maggiori informazioni puoi consultare la Privacy Policy sul sito web (link alla Privacy Policy).

13. CONSERVAZIONE E REGISTRAZIONE DELLE INFORMAZIONI GESTITE

CEM garantisce che i dati comunicati attraverso il Sistema Informativo Interno saranno accessibili solo da quelle persone che sono indispensabili per svolgere l’indagine e la risoluzione. Tuttavia, il loro accesso sarà lecito per altre persone o potrà essere comunicato a terzi, qualora sia necessario per l’adozione di provvedimenti disciplinari o per l’elaborazione di procedimenti legali che, se del caso, potrebbero essere necessari.

CEM terrà un registro delle comunicazioni ricevute e delle indagini interne svolte, assicurando così un follow-up diligente ed esaustivo al fine di mantenere la tracciabilità dell’attività del Sistema Informativo Interno. Tuttavia, i requisiti di riservatezza stabiliti nella presente procedura devono essere garantiti in ogni caso.

Questo registro non è pubblico, per cui solo su richiesta motivata dell’autorità giudiziaria competente, tramite un’ordinanza, e nell’ambito di un procedimento giudiziario o amministrativo relativo all’oggetto della comunicazione, è possibile accedere a tutto o parte del contenuto di questo registro.

14. PUBBLICITÀ E DIVULGAZIONE

Il CEM garantisce che vengano fornite in ogni momento informazioni adeguate, in forma chiara e facilmente accessibile, sull’uso del Canale Etico e sui principi essenziali contenuti nel presente documento.

15. NON CONFORMITÀ

Il mancato rispetto di una qualsiasi norma interna di CEM da parte di un membro del tuo team può costituire un illecito disciplinare. Il mancato rispetto di questa procedura può quindi essere oggetto di un’azione disciplinare ragionevole e proporzionata, tenuto conto delle circostanze del caso.

16. APPROVAZIONE

La versione attuale di questa Procedura è stata approvata dal Consiglio Direttivo l’8 giugno 2023. Qualsiasi aggiornamento dei suoi contenuti sarà debitamente comunicato.

Allegato

Le disposizioni dell’Allegato I della DIRETTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 23 ottobre 2019 devono essere segnalate attraverso il Sistema di Segnalazione Interno.

Di seguito sono riportati alcuni esempi:

Violazioni che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione relativi a:

Appalti pubblici:

– Norme procedurali applicabili agli appalti pubblici e all’aggiudicazione di concessioni, all’aggiudicazione di contratti nei settori della difesa e della sicurezza, all’aggiudicazione di contratti da parte di enti che operano nei settori dell’acqua, dell’energia, dei trasporti e dei servizi postali e a qualsiasi altro contratto.

Protezione dell’ambiente:

– Qualsiasi reato commesso contro la protezione dell’ambiente.

– Standard ambientali e climatici

– Standard di sviluppo sostenibile e gestione dei rifiuti

– Norme sull’inquinamento marino, atmosferico e acustico

– Standard di protezione e gestione dell’acqua e del suolo

– Standard di protezione della natura e della biodiversità

– Norme sulle sostanze e sulle miscele chimiche

– Standard per i prodotti biologici

Sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute e benessere degli animali:

– Legge dell’Unione su alimenti e mangimi

Protezione dei consumatori: