Procédure de gestion du système d’information interne

PROPRIÉTÉS DU DOCUMENT

Titre du document : Procédure de gestion du système d’information interne

Propriétaire : Compliance Officer Pages : 15

Approuvé : Organe directeur Date : 08.06.23

Classification du document : PUBLIC

HISTORIQUE DES RÉVISIONS

VERSION DATE DÉTAILS

1.0 20/05/22 Version initiale.

2.0 08/06/23 Adaptation à la loi 2/2023, du 20 février, régissant la protection des personnes qui dénoncent les infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.

INDEX

OBJET ET CHAMP D’APPLICATION MATÉRIEL

CHAMP D’APPLICATION PERSONNEL

LE SYSTÈME D’INFORMATION : ÉLÉMENTS ET CONCEPTS DE BASE

CADRE RÉGLEMENTAIRE

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

LE RESPONSABLE DU SYSTÈME D’INFORMATION INTERNE

GARANTIES ET DROITS

CANAL DE COMMUNICATION INTERNE : CANAL ÉTHIQUE

PROCÉDURE DE GESTION DE LA CONSULTATION
9.1 Réception de la consultation
9.2 Résolution et communication

PROCÉDURE DE GESTION DES PLAINTES
10.1 Phase d’analyse et d’admission
10.2 Phase d’enquête
10.3 Notification à la personne concernée et procédure d’audition
10.4 Rapport motivé des conclusions et de la résolution
10.5 Délai de résolution
10.6 Adoption de mesures disciplinaires et d’autres mesures
10.7 Communication de la résolution au rapporteur

CANAUX EXTERNES ET AUTORITÉ INDÉPENDANTE

PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

LA CONSERVATION ET L’ENREGISTREMENT DES INFORMATIONS GÉRÉES

PUBLICITÉ ET DIFFUSION

NON-COMPLIANCE

APPROBATION

ANNEXE

1. OBJECTIF ET CHAMP D’APPLICATION MATÉRIEL

Ce document régit le fonctionnement du Système d’Information Interne que CENTRE ESPORTIU MANACOR, S.L. (ci-après, CEM ou “l’Organisation”) a mis en place pour signaler toute suspicion ou violation des normes externes ou internes, commise en son sein ou en son nom.

En ce sens, ce document développe la gestion, l’enquête et la réponse aux communications effectuées.

Cette procédure définit le fonctionnement du système d’information interne de la CEM, qui est l’ensemble des éléments en interaction dont l’objectif spécifique est de réglementer la mise en œuvre du mécanisme de prévention et de détection des irrégularités, ainsi que d’accorder une protection adéquate à toutes les personnes qui signalent l’une des actions ou omissions visées à l’article 2 de la loi 2/2023 du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions à la réglementation et la lutte contre la corruption :

– Tout acte ou omission susceptible de constituer une infraction au droit de l’Union européenne, et à condition que :

– Entrent dans le champ d’application des actes de l’Union européenne énumérés à l’annexe de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes signalant des violations du droit de l’Union1. Quelques exemples tirés de la directive figurent en ANNEXE de la présente procédure.

– Affecter les intérêts financiers de l’Union européenne tels que visés à l’article 325 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE) ;

– ont une incidence sur le marché intérieur, tel que visé à l’article 26, paragraphe 2, du TFUE, y compris les infractions aux règles de concurrence de l’UE et les aides accordées par les États, ainsi que les infractions relatives au marché intérieur en ce qui concerne les actes contraires aux règles de l’impôt sur les sociétés ou les pratiques visant à obtenir un avantage fiscal qui irait à l’encontre de l’objet ou du but de la législation applicable à l’impôt sur les sociétés.

– Actions ou omissions susceptibles de constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave. En tout état de cause, toutes les infractions pénales ou administratives graves qui entraînent une perte financière pour le Trésor public et la sécurité doivent être considérées comme incluses.

De même, elle vise à fournir une protection adéquate aux personnes qui signalent d’éventuels risques ou violations des réglementations externes, ainsi que des dispositions du code d’éthique ou de toute autre règle interne de la CEM.

Le système d’information interne n’est pas une boîte aux lettres pour les plaintes ou les réclamations, de sorte que toute communication de ce type reçue ne sera pas acceptée.

Les communications concernant les éléments suivants sont exclues de la protection de cette procédure :

– Les informations contenues dans les communications qui ont été rejetées par un canal d’information interne ou pour l’une des raisons prévues à l’article 18.2. a) de la loi 2/2023, du 20 février.

– Informations liées à des plaintes concernant des conflits interpersonnels ou n’impliquant que le dénonciateur et les personnes concernées par la communication ou la divulgation.

– Les informations qui sont déjà publiques ou qui constituent de simples rumeurs.

– Consultations sur l’interprétation du code d’éthique et de conduite, de toute autre règle interne ou de la législation applicable.

2. CHAMP D’APPLICATION PERSONNEL

Cette procédure s’applique à tous les membres et collaborateurs du CEM, en particulier :

– Tous les employés du CEM, quelle que soit leur catégorie ou leur position et le modèle de contrat par lequel ils sont liés à l’organisation, y compris les stagiaires, le personnel temporaire, les bénévoles, les directeurs, ainsi que l’organe de direction. Tous sont tenus de signaler tout risque ou toute violation de la législation applicable et des règlements internes par le biais des canaux prévus à cet effet.

– Les candidats à l’emploi dans les cas où des informations sur les infractions ont été obtenues au cours de la procédure de sélection ou de la négociation précontractuelle.

– Les anciens employés qui ont eu connaissance d’une infraction dans le cadre d’une relation de travail qui a déjà pris fin.

– Toute personne travaillant pour les entrepreneurs, les sous-traitants et les fournisseurs ou sous leur supervision et leur direction.

3. LE SYSTÈME D’INFORMATION : ÉLÉMENTS ET CONCEPTS DE BASE

Le système d’information interne du CEM se compose des éléments suivants :

– Politique en matière de systèmes d’information internes

– Procédure de gestion du système d’information interne

– Gestionnaire de système

– Canal éthique

– Canal de communication externe

Aux fins de la présente procédure, les définitions ou concepts de base suivants sont pris en compte :

1) Signalement ou dénonciation : informations reçues dans le système d’information interne de la CEM et destinées à attirer l’attention des employés de la CEM sur des risques potentiels ou sur le non-respect de la réglementation.

2. Consultation : informations reçues dans le système d’information interne concernant des doutes sur l’interprétation du code d’éthique et de conduite, de toute autre règle interne ou de la législation applicable.

3. Informateur : la personne qui effectue la communication par le biais du système d’information interne mis en place par l’Organisation.

4. Répondant ou personne concernée : la personne contre laquelle la communication est dirigée.

5. Tiers intervenant : personne(s) mentionnée(s) dans la communication ou impliquée(s) dans le processus d’enquête, sans être plaignant ou mis en cause (par exemple, les témoins).

6. Enquêteur : personne chargée d’enquêter sur les faits signalés.

7. Autorité indépendante de protection des dénonciateurs (AIPD) : organisme de droit public doté d’une personnalité juridique propre et d’une indépendance organique et fonctionnelle par rapport au pouvoir exécutif et au secteur public, dont le travail consiste, entre autres, à gérer le canal de communication externe, à agir en tant qu’organe de consultation et de conseil du gouvernement en matière de protection des dénonciateurs, à élaborer des modèles de prévention des délits dans la sphère publique et à assumer le pouvoir de sanction dans ce domaine.

8. Canal de signalement externe : canal de communication permettant de soumettre des plaintes à l’Autorité indépendante pour la protection des lanceurs d’alerte (AIPA).

4. CADRE RÉGLEMENTAIRE

Pour l’élaboration et la mise en œuvre de la procédure, les règlements suivants ont été pris comme référence :

– Directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes signalant des violations du droit de l’Union.

– Loi 2/2023 du 20 février sur la protection des personnes qui dénoncent les infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.

– Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

– Loi organique 3/2018, du 5 décembre, sur la protection des données à caractère personnel et la garantie des droits numériques.

5. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

RÔLE	RESPONSABILITÉ
Organe directeur	– Approuver et mettre en œuvre le système d’information interne – Approuver la présente procédure et la politique relative au système d’information interne. – Nommer le gestionnaire du système
Gestionnaire de système	– Mise en œuvre et révision de cette procédure. – Gestion des communications. – Traitement rapide des communications reçues. – Traitement des dossiers d’enquête. – Décision ou proposition sur les conséquences qui peuvent découler des faits faisant l’objet de l’enquête.

6. LE RESPONSABLE DU SYSTÈME D’INFORMATION INTERNE

Le Conseil d’administration a nommé le directeur de l’administration du CEM, Antoni Illa, responsable de la gestion du système d’information interne (également appelé gestionnaire du système).

À cet égard, tant la nomination que la révocation du gestionnaire du système doivent être notifiées à l’Autorité indépendante pour la protection de l’informateur, A.A.I., ou, le cas échéant, aux autorités ou organes compétents des Communautés autonomes, dans le cadre de leurs compétences respectives, dans les dix (10) jours ouvrables suivants, en précisant, dans le cas de la révocation, les raisons qui l’ont justifiée.

Le gestionnaire du système exerce ses fonctions de manière indépendante et autonome par rapport aux autres organes, sans recevoir d’instructions d’aucune sorte dans l’exercice de ses fonctions, et dispose de tous les moyens personnels et matériels nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

7. GARANTIES ET DROITS

Le CEM garantit le respect des garanties et des droits suivants :

– L’identité de l’informateur, de tout tiers impliqué et de toutes les informations contenues dans une communication ou une enquête, ainsi que de toutes les procédures qui s’y déroulent, doit rester confidentielle. Sans préjudice de ce qui précède, les coordonnées de ces personnes peuvent être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires, si elles sont tenues de le faire à la suite de l’ouverture d’une procédure découlant de l’objet de la communication.

L’identité de l’informateur peut également être communiquée aux personnes qui sont indispensables pour mener à bien l’enquête en question. La personne chargée de l’enquête doit en tout état de cause éviter, au cours de l’enquête, l’identification, soit directement, soit par référence, de l’informateur. Cette garantie de confidentialité s’étend même après la fin de l’enquête.

– L’informateur a, en tout état de cause, la possibilité d’effectuer les communications de manière anonyme, sans avoir à fournir aucun type de données permettant de l’identifier.

– Toute communication faite de bonne foi est garantie sans représailles, directes ou indirectes. Toute communication faite de mauvaise foi donnera lieu à une action appropriée de la part du CEM. Si cette garantie de non-représailles n’est pas respectée, elle doit être signalée et, si, après enquête, elle est confirmée, des mesures disciplinaires peuvent être prises. Cette garantie s’étend également à toute personne participant à l’enquête (par exemple les témoins), pour autant que leur intervention soit de bonne foi.

– Dès réception de la communication et de l’ouverture de l’enquête, la personne concernée est informée de l’ouverture de la procédure et de son objet, à moins que, pour des raisons liées à l’enquête, il ne soit nécessaire de retarder la communication. Une fois que la personne concernée a été informée de l’ouverture de la procédure, elle a le droit de présenter tout élément de preuve qu’elle juge utile à sa défense. Elle a également accès aux éléments de preuve éventuellement recueillis, mais en aucun cas à l’identité de l’informateur.

Au cours de l’enquête, la personne concernée a le droit de formuler toutes les allégations qu’elle juge appropriées. En tout état de cause, avant que la décision ne soit rendue, la personne faisant l’objet de l’enquête a la possibilité de présenter ses observations.

– La présomption d’innocence de la personne concernée est garantie tout au long de la procédure, jusqu’à ce qu’une décision soit rendue. Par conséquent, des mesures restrictives ou coercitives ne peuvent en aucun cas être prises. Des mesures conservatoires ne peuvent être adoptées que dans certains cas dûment justifiés (par exemple le harcèlement) et/ou des mesures visant à obtenir des preuves peuvent être imposées lorsque cela est strictement nécessaire, et toujours dans le respect des principes de raisonnabilité et de proportionnalité.

Lorsqu’une communication est envoyée par d’autres moyens que ceux spécifiquement prévus ou à des membres du personnel qui ne sont pas responsables de son traitement, elle doit être envoyée immédiatement à l’administrateur du système, et le devoir de confidentialité doit être maintenu dans tous les cas.

8. CANAL DE COMMUNICATION INTERNE : CANAL ÉTHIQUE

Pour toute communication relevant du champ d’application matériel décrit à la section 1, le système d’information interne du CEM dispose d’un canal éthique accessible par les voies suivantes : – Courriel : sii@rafanadalacademy.com

Exemple d’anonymat : utilisez une adresse électronique générique – et non nominative, créée exclusivement à cette fin – ou tout autre moyen vous permettant de dissimuler votre identité.

– À la demande de l’informateur, la communication peut être effectuée au moyen d’une réunion en face à face dans un délai maximum de sept (7) jours civils. La réunion susmentionnée est documentée de l’une des manières suivantes, sous réserve du consentement de l’informateur :

– par le biais d’un enregistrement de la conversation dans un format sécurisé, durable et accessible ; ou

– Par une transcription complète et précise de la conversation faite par le personnel chargé de la traiter.

Sans préjudice des droits que lui confère la réglementation en matière de protection des données, l’informateur a la possibilité de vérifier, de rectifier et d’accepter par sa signature la transcription de la conversation.

– Dans les cas où l’administrateur du système est la personne concernée par la communication, le rapporteur peut faire la communication directement au directeur général.

Si la communication est reçue par le gestionnaire du système et qu’il est la personne concernée, il s’abstient d’agir et informe immédiatement le directeur général afin qu’il désigne un instructeur et/ou qu’il prenne les mesures qu’il juge appropriées, dans le respect des dispositions de la présente procédure.

Toute consultation sur l’interprétation de la réglementation applicable, qu’elle soit externe ou interne, peut également être effectuée par l’intermédiaire du Canal d’éthique. Toutefois, les demandes de renseignements sont exclues du champ de protection de la présente procédure. Dans ce cas, le demandeur doit s’identifier.

9. PROCÉDURE DE GESTION DES CONSULTATIONS

L’objectif des consultations est de résoudre les doutes qui peuvent surgir quant à l’interprétation du code d’éthique et de conduite, de toute autre règle interne ou de la législation applicable. Tout doute lié à une ligne d’action ou de conduite qui pourrait avoir un impact sur l’éthique ou la prévention de la criminalité devrait également être formulé sous forme de consultation.

Le Canal éthique n’est pas une boîte aux lettres pour les plaintes ou les réclamations. Il ne doit donc pas être utilisé pour communiquer des questions telles que des plaintes concernant les installations, des plaintes d’employés concernant leur situation de travail, etc. Si elles sont reçues, elles ne seront ni admises ni résolues.

9.1 Réception de la consultation

Une fois la demande reçue, un accusé de réception sera envoyé dans les sept (7) jours.

Toute demande dont le contenu sort du cadre de la chaîne ou qui est formulée dans des termes notoirement irrespectueux ou de mauvaise foi ne sera pas acceptée.

9.2 Résolution et communication

Une fois la demande analysée, une réponse sera apportée le plus rapidement possible, dans un délai maximum d’un (1) mois à compter de l’accusé de réception, soit par le même canal, soit personnellement à l’auteur de la demande. Il peut être fait appel à des professionnels d’autres domaines ou à des collaborateurs externes pour résoudre la question.

10. PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES PLAINTES

10.1 Phase d’analyse et de recevabilité

Si une plainte est reçue, elle fait l’objet d’un accusé de réception dans un délai de sept (7) jours. Le gestionnaire du système procède à une première analyse de la plainte dans un délai maximum d’un (1) mois à compter de l’accusé de réception. Le résultat final de cette analyse préliminaire est l’admission ou non de la communication pour traitement.

L’agent du système fonde sa décision d’admettre ou non la demande pour traitement sur les aspects suivants :

– Réception de la plainte avec des données suffisantes pour effectuer l’analyse, y compris les personnes/domaines éventuellement impliqués et une description claire des faits allégués.

– Indices de la véracité de la plainte.

– L’existence éventuelle de documents ou de preuves à l’appui des faits allégués.

– L’absence apparente de mauvaise foi dans la communication.

En fonction du résultat de cette analyse, elle peut décider d’accepter la plainte et d’entamer une procédure d’enquête interne ou, dans le cas contraire, de ne pas accepter la plainte. Toutes les plaintes qui ne sont pas liées à l’objet de la chaîne ou qui ne peuvent pas être déduites de la formulation de la plainte pour montrer une éventuelle non-conformité seront rejetées.

Si un rapport ne contient pas les informations nécessaires à son traitement, le déclarant sera invité à le corriger en le complétant ou en fournissant des informations supplémentaires.

S’il existe des indices qu’une infraction pénale a été commise, l’information est transmise immédiatement au ministère public. Si les faits portent atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne, ils sont transmis au Parquet européen.

Dans tous les cas, l’informateur est informé de l’acceptation ou non de la plainte pour traitement. Dans le cas où ladite communication n’est pas admise, une justification motivée est incluse par le responsable du système d’information, indiquant les raisons de la non-admission.

10.2 Phase de recherche

Pour toute plainte admise au traitement, le gestionnaire du système procède à l’ouverture d’une enquête, en évaluant, en fonction de la portée, de l’étendue et des personnes prétendument impliquées dans les faits, la meilleure stratégie d’enquête à développer dans chaque cas spécifique.

Cette phase d’enquête est menée par le gestionnaire du système lui-même, à moins qu’il ne décide de désigner un autre organisme d’enquête, qui peut être composé d’autres membres de l’Organisation ou d’un consultant externe (ci-après dénommé “l’instructeur”).

L’instructeur peut demander aux différents domaines/services les informations et la collaboration qu’il juge nécessaires pour mener à bien l’enquête.

L’enquêteur ouvre un dossier d’enquête dans lequel il est essentiel d’inclure une documentation détaillée de toutes les actions menées et des documents recueillis afin d’obtenir des preuves suffisantes et appropriées.

Afin d’obtenir ces preuves, elle peut mener les actions qu’elle juge appropriées, telles que l’examen de documents ou de dossiers, l’analyse de processus et de procédures, ou la réalisation d’entretiens, entre autres. L’une des étapes inévitables sera toujours l’examen des preuves fournies par l’informateur, qui pourra être invité à les développer afin de mieux clarifier les faits dénoncés.

10.3 Notification à la personne concernée et procédure d’audition

Au cours de l’enquête, le chargé d’instruction prend contact avec la personne concernée, l’informe des faits qui lui sont imputés et des principales étapes qui peuvent survenir au cours de l’enquête.

Toutefois, dans les cas où cette divulgation pourrait mettre en danger ou nuire à l’enquête sur les faits, par exemple en raison d’un risque de falsification ou de destruction des preuves, ou pourrait entraver la collecte des preuves nécessaires pour établir les faits, la notification à la personne concernée par la divulgation peut être retardée aussi longtemps que le risque de falsification ou de destruction existe.

Le CEM veille à l’intégrité et à la non-manipulation des preuves obtenues. Avant de formuler une proposition de décision, le chargé d’instruction recueille la déclaration de la personne concernée dans un délai de dix (10) jours en vue de fournir toute allégation et tout document, élément de preuve ou preuve contraire, qu’il considère comme présentant un intérêt.

10.4 Rapport motivé sur les conclusions et la résolution

Une fois l’enquête terminée, le responsable de l’instruction rédige un rapport motivé de ses conclusions et peut, le cas échéant, recommander l’adoption de mesures disciplinaires. Dans les cas où d’autres membres de l’Organisation ou un conseiller externe ont été désignés comme instructeur, ce dernier établit un rapport de conclusions qui est soumis au gestionnaire du système pour la résolution de l’affaire.

Ce rapport contient au moins les éléments suivants et leur description, sans préjudice des obligations de confidentialité à respecter :

– Identification des parties concernées.

– Nature de l’irrégularité ou de la non-conformité

– Liste des faits ou découvertes pertinents

– Conclusions ou appréciation des faits

– Proposition de mesures, de contrôles et/ou d’actions à mettre en œuvre par le CEM pour prévenir ou atténuer la probabilité qu’une telle violation se reproduise.

La résolution peut être la suivante :

– classer le dossier au motif que les faits ne sont pas pertinents à ces fins, qu’il n’y a pas de preuves suffisantes ou que les informations sont fausses. S’il s’avère que l’informateur a agi de mauvaise foi, les ressources humaines sont informées afin que des mesures disciplinaires soient prises.

– Déclarer la commission d’une irrégularité ou d’une violation des règles internes ou de la législation en demandant aux ressources humaines d’appliquer le régime disciplinaire correspondant.

10.5 Délai de décision

Le délai de décision ne peut excéder trois (3) mois à compter de la date de réception de la communication. Dans les cas particulièrement complexes, le délai peut être prolongé de trois (3) mois supplémentaires, sous réserve d’un rapport, qui doit être joint au dossier, exposant les raisons de la prolongation.

10.6 Adoption de mesures disciplinaires et autres

Si une irrégularité ou une infraction est constatée, le directeur des ressources humaines décidera des mesures disciplinaires appropriées à adopter, qui seront communiquées et appliquées conformément à la législation du travail en vigueur et à la convention collective applicable.

Les sanctions sont graduées en fonction de la gravité des actes commis, et des circonstances telles que le dommage ou le préjudice causé, la récidive, le degré de participation, etc. peuvent être prises en considération. À cette fin, lorsque l’ouverture d’une procédure disciplinaire est obligatoire, un rapport de conclusions motivées établi par les ressources humaines est joint au dossier, afin d’éviter la duplication des actions.

10.7 Communication de la décision au rapporteur

L’administrateur du système informe l’informateur de la fin de la procédure et du sens de la résolution adoptée à cet égard.

11. VOIES EXTERNES ET AUTORITÉ INDÉPENDANTE

L’Autorité indépendante de protection des dénonciateurs (AIPD), ou les autorités ou organismes régionaux correspondants, peuvent être informés, soit directement, soit par communication préalable par les moyens indiqués au point 8 de la présente procédure, de la commission de toute action ou omission incluse dans le champ d’application de la loi 2/2023, du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions à la réglementation et la lutte contre la corruption.

Le rapport, qui peut être effectué de manière anonyme, peut être fait au choix de l’auteur du rapport :

– Par écrit, par courrier ou par tout moyen électronique prévu à cet effet, adressé au canal d’information externe de l’AAI.

– Verbalement, par téléphone ou système de messagerie vocale.

– Par le biais d’une réunion en face à face, dans un délai maximum de sept (7) jours.

12. PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Le CEM s’engage à traiter, à tout moment, les données personnelles avec la plus stricte confidentialité et conformément à la législation en vigueur. Il adoptera les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité des données et empêcher leur altération, perte, traitement ou accès non autorisé, en tenant compte de l’état de la technologie, de la nature des données stockées et des risques auxquels elles sont exposées.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la politique de confidentialité sur le site web (lien vers la politique de confidentialité).

13. CONSERVATION ET ENREGISTREMENT DES INFORMATIONS GÉRÉES

Le CEM garantit que les données communiquées par le biais du système d’information interne ne seront accessibles qu’aux personnes indispensables pour mener à bien l’enquête et la résolution. Toutefois, leur accès sera licite pour d’autres personnes ou pourra même être communiqué à des tiers, lorsque cela est nécessaire pour l’adoption de mesures disciplinaires ou pour le traitement de procédures judiciaires qui, le cas échéant, peuvent s’avérer nécessaires.

Le CEM tient un registre des communications reçues et des enquêtes internes menées, assurant ainsi un suivi diligent et exhaustif afin de maintenir la traçabilité de l’activité du système d’information interne. Toutefois, les exigences de confidentialité énoncées dans la présente procédure doivent être garanties dans tous les cas.

Ce registre n’est pas public, de sorte que seule une demande motivée de l’autorité judiciaire compétente, par le biais d’une ordonnance, et dans le cadre d’une procédure judiciaire ou administrative liée à l’objet de la communication, peut accéder à tout ou partie du contenu de ce registre.

14. PUBLICITÉ ET DIFFUSION

Le CEM veille à ce que des informations appropriées soient fournies à tout moment, sous une forme claire et facilement accessible, sur l’utilisation de la chaîne d’éthique, ainsi que sur les principes essentiels contenus dans le présent document.

15. NON-CONFORMITÉ

Le non-respect des règles internes de CEM par un membre de votre équipe peut constituer une infraction disciplinaire. Le non-respect de cette procédure peut donc faire l’objet d’une action disciplinaire raisonnable et proportionnée, compte tenu des circonstances de l’affaire.

16. APPROBATION

La version actuelle de la présente procédure a été approuvée par le Conseil d’administration le 8 juin 2023. Toute mise à jour de son contenu sera dûment communiquée.

Annexe

Les dispositions de l’annexe I de la DIRECTIVE (UE) 2019/1937 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 23 octobre 2019 doivent faire l’objet d’une déclaration par l’intermédiaire du système de déclaration interne.

Quelques exemples sont donnés ci-dessous :

Infractions relevant du champ d’application des actes de l’Union relatifs à :

Marchés publics :

– Règles de procédure applicables aux marchés publics et à l’attribution de concessions, à la passation de marchés dans les domaines de la défense et de la sécurité, à la passation de marchés par des entités opérant dans les secteurs de l’eau, de l’énergie, des transports et des services postaux et de tout autre marché.

Protection de l’environnement :

– Toute infraction commise contre la protection de l’environnement

– Normes en matière d’environnement et de climat

– Normes en matière de développement durable et de gestion des déchets

– Normes de pollution marine, atmosphérique et sonore

– Normes de protection et de gestion des eaux et des sols

– Normes en matière de protection de la nature et de biodiversité

– Règles relatives aux substances et mélanges chimiques

– Normes pour les produits biologiques

Sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé et bien-être des animaux :

– Législation de l’Union sur les denrées alimentaires et les aliments pour animaux

Protection des consommateurs :