Verfahren zur Verwaltung des internen Informationssystems

DOKUMENTENEIGENSCHAFTEN

Titel des Dokuments: Verfahren zur Verwaltung des internen Informationssystems

Eigentümer: Compliance Officer Seiten: 15

Genehmigt: Leitungsorgan Datum: 08.06.23

Klassifizierung des Dokuments: PUBLIC

REVISIONSVERLAUF

DETAILS ZUM VERSIONSDATUM

1.0 20/05/22 Erste Version.

2.0 08/06/23 Anpassung an das Gesetz 2/2023 vom 20. Februar, das den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden, und die Bekämpfung der Korruption regelt.

INDEX

GEGENSTAND UND MATERIELLER ANWENDUNGSBEREICH

PERSÖNLICHER GELTUNGSBEREICH

DAS INFORMATIONSSYSTEM: GRUNDLEGENDE ELEMENTE UND KONZEPTE

REGULATORISCHER RAHMEN

ROLLEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

DIE PERSON, DIE FÜR DAS INTERNE INFORMATIONSSYSTEM VERANTWORTLICH IST

GARANTIEN UND RECHTE

INTERNER KOMMUNIKATIONSKANAL: ETHISCHER KANAL

VERFAHREN ZUR VERWALTUNG DER KONSULTATION
9.1 Empfang der Konsultation
9.2 Lösung und Kommunikation

VERFAHREN FÜR DAS BESCHWERDEMANAGEMENT
10.1 Analyse- und Aufnahmephase
10.2 Ermittlungsphase
10.3 Benachrichtigung der betroffenen Person und Anhörungsverfahren
10.4 Begründeter Bericht über Schlussfolgerungen und Lösung
10.5 Frist für die Lösung
10.6 Verabschiedung von Disziplinarmaßnahmen und anderen Maßnahmen
10.7 Mitteilung des Beschlusses an den Berichterstatter

EXTERNE KANÄLE UND UNABHÄNGIGE AUTORITÄT

SCHUTZ DER PERSÖNLICHEN DATEN

AUFBEWAHRUNG UND AUFZEICHNUNG DER VERWALTETEN INFORMATIONEN

ÖFFENTLICHKEITSARBEIT UND VERBREITUNG

NICHTEINHALTUNG

GENEHMIGUNG

ANHANG

1. ZWECK UND MATERIELLER ANWENDUNGSBEREICH

Dieses Dokument regelt die Funktionsweise des internen Informationssystems, das CENTRE ESPORTIU MANACOR, S.L. (im Folgenden CEM oder “die Organisation”) eingerichtet hat, um jeden Verdacht oder jeden Verstoß gegen externe oder interne Vorschriften zu melden, der innerhalb der Organisation oder in ihrem Namen begangen wird.

In diesem Sinne entwickelt dieses Dokument die Verwaltung, Untersuchung und Reaktion auf die gemachten Mitteilungen.

Dieses Verfahren legt die Funktionsweise des internen Informationssystems der CEM fest, d.h. die Gesamtheit der interagierenden Elemente, deren spezifischer Zweck darin besteht, die Umsetzung des Mechanismus zur Verhinderung und Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten zu regeln und allen Personen, die eine der in Artikel 2 des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen die Vorschriften und die Korruptionsbekämpfung melden, genannten Handlungen oder Unterlassungen melden, angemessenen Schutz zu gewähren:

– Jede Handlung oder Unterlassung, die einen Verstoß gegen das Recht der Europäischen Union darstellen könnte, und vorausgesetzt, dass:

– in den Anwendungsbereich der Rechtsakte der Europäischen Union fallen, die im Anhang der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden1 , aufgeführt sind. Einige Beispiele aus der Richtlinie sind als ANHANG zu diesem Verfahren beigefügt.

– die finanziellen Interessen der Europäischen Union im Sinne von Artikel 325 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) beeinträchtigen;

– Auswirkungen auf den Binnenmarkt im Sinne von Artikel 26 Absatz 2 AEUV haben, einschließlich Verstöße gegen die EU-Wettbewerbsregeln und von Staaten gewährte Beihilfen sowie Verstöße gegen den Binnenmarkt im Zusammenhang mit Handlungen, die gegen die Körperschaftssteuervorschriften verstoßen, oder Praktiken, die darauf abzielen, einen Steuervorteil zu erlangen, der dem Ziel oder Zweck der für die Körperschaftsbesteuerung geltenden Rechtsvorschriften zuwiderlaufen würde.

– Handlungen oder Unterlassungen, die eine schwere oder sehr schwere Straftat oder Ordnungswidrigkeit darstellen können. In jedem Fall sind alle schweren Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten, die einen finanziellen Schaden für die Staatskasse und die Sicherheit mit sich bringen, darunter zu verstehen.

Ebenso sollen Personen, die mögliche Risiken oder Verstöße gegen externe Vorschriften sowie gegen die Bestimmungen des Ethikkodex oder andere interne Regeln von CEM melden, angemessen geschützt werden.

Das Interne Informationssystem ist kein Briefkasten für Beschwerden oder Ansprüche, daher werden solche Mitteilungen nicht angenommen.

Mitteilungen, die Folgendes betreffen, sind vom Schutz dieses Verfahrens ausgeschlossen:

– Informationen, die in Mitteilungen enthalten sind, die von einem internen Informationskanal oder aus einem der in Artikel 18.2. a) des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar vorgesehenen Gründe abgelehnt worden sind.

– Informationen im Zusammenhang mit Beschwerden über zwischenmenschliche Konflikte oder solche, die nur den Whistleblower und die Personen betreffen, auf die sich die Mitteilung oder Offenlegung bezieht.

– Informationen, die bereits öffentlich sind oder bei denen es sich um bloße Gerüchte handelt.

– Konsultationen über die Auslegung des Ethik- und Verhaltenskodex, anderer interner Regeln oder geltender Gesetze.

2. PERSÖNLICHER GELTUNGSBEREICH

Dieses Verfahren gilt insbesondere für alle CEM-Mitglieder und -Mitarbeiter:

– Alle Mitarbeiter der CEM, unabhängig von ihrer Kategorie oder Position und dem Vertragsmodell, über das sie mit der Organisation verbunden sind, einschließlich Praktikanten, Zeitarbeitskräften, Freiwilligen, Managern sowie dem Leitungsorgan. Sie alle sind verpflichtet, jedes Risiko oder jeden Verstoß gegen geltende Gesetze und interne Vorschriften über die vorgesehenen Kanäle zu melden.

– Bewerber für eine Anstellung in Fällen, in denen Informationen über Verstöße während des Auswahlverfahrens oder der vorvertraglichen Verhandlung erhalten wurden.

– Ehemalige Mitarbeiter, die im Rahmen eines bereits beendeten Arbeitsverhältnisses von einem Verstoß erfahren haben.

– Jede Person, die für oder unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten arbeitet.

3. DAS INFORMATIONSSYSTEM: GRUNDLEGENDE ELEMENTE UND KONZEPTE

Das interne Informationssystem von CEM besteht aus den folgenden Elementen:

– Interne Informationssystem-Richtlinie

– Verfahren zur Verwaltung des internen Informationssystems

– System-Manager

– Ethischer Kanal

– Externer Kommunikationskanal

Für die Zwecke dieses Verfahrens sind die folgenden grundlegenden Definitionen oder Konzepte zu berücksichtigen:

1. die Meldung oder das Whistleblowing: Informationen, die im internen Informationssystem von CEM eingehen, um die Mitarbeiter von CEM auf potenzielle Risiken oder die Nichteinhaltung von Vorschriften aufmerksam zu machen.

2. Konsultation: Informationen, die im internen Informationssystem eingehen, wenn Zweifel an der Auslegung des Ethik- und Verhaltenskodex, anderer interner Regeln oder der geltenden Gesetzgebung bestehen.

3. Informant: ist die Person, die die Mitteilung über das von der Organisation eingerichtete interne Informationssystem macht.

4. Beklagter oder Betroffener: die Person, gegen die die Mitteilung gerichtet ist.

5. Eingreifender Dritter: Person(en), die in der Mitteilung erwähnt wird/werden oder am Ermittlungsverfahren beteiligt ist/sind, ohne Beschwerdeführer oder Beklagter zu sein (z. B. Zeugen).

6. Ermittler: Person, die für die Untersuchung des gemeldeten Sachverhalts zuständig ist.

7. Unabhängige Behörde zum Schutz von Hinweisgebern (Independent Whistleblower Protection Authority, I.W.P.A.): eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit eigener Rechtspersönlichkeit und organischer und funktionaler Unabhängigkeit von der Exekutive und dem öffentlichen Sektor, deren Aufgabe unter anderem darin besteht, den externen Kommunikationskanal zu verwalten, als beratendes Organ für die Regierung in Bezug auf den Schutz von Hinweisgebern zu fungieren, Modelle für die Prävention von Straftaten im öffentlichen Bereich auszuarbeiten und die Befugnis zur Verhängung von Strafen in diesem Bereich zu übernehmen.

8. Externer Meldekanal: Kommunikationskanal für die Einreichung von Beschwerden bei der Unabhängigen Behörde für den Schutz von Hinweisgebern (IAPA).

4. REGULIERUNGSRAHMEN

Für die Entwicklung und Umsetzung des Verfahrens wurden die folgenden Vorschriften als Referenz herangezogen:

– Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

– Gesetz 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden, und den Kampf gegen Korruption.

– Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung).

– Organgesetz 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und die Garantie der digitalen Rechte.

5. ROLLEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

ROLLE	VERANTWORTUNG
Lenkungsorgan	– Genehmigung und Umsetzung des internen Informationssystems – Genehmigung dieses Verfahrens und der internen Informationssystempolitik. – Ernennung des Systemmanagers
System-Manager	– Umsetzung und Überprüfung dieses Verfahrens. – Kommunikation verwalten. – Prompte Bearbeitung der eingegangenen Mitteilungen. – Bearbeitung von Ermittlungsakten. – Entscheidung oder Vorschlag zu den Konsequenzen, die sich aus dem untersuchten Sachverhalt ergeben können.

6. DIE PERSON, DIE FÜR DAS INTERNE INFORMATIONSSYSTEM VERANTWORTLICH IST

Der EZB-Rat hat den Verwaltungsdirektor von CEM, Antoni Illa, zum Leiter des internen Informationssystems (auch Systemmanager genannt) ernannt.

In diesem Zusammenhang müssen sowohl die Ernennung als auch die Abberufung des Systemmanagers der Unabhängigen Behörde für den Schutz von Informanten (A.A.I.) oder gegebenenfalls den zuständigen Behörden oder Einrichtungen der Autonomen Gemeinschaften im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten innerhalb der folgenden zehn (10) Arbeitstage mitgeteilt werden, wobei im Falle der Abberufung die Gründe für die Abberufung anzugeben sind.

Der Systemmanager übt seine Funktionen unabhängig und selbständig von den übrigen Organen aus, ohne dabei irgendwelche Anweisungen zu erhalten, und verfügt über alle für die Ausübung dieser Funktionen erforderlichen persönlichen und materiellen Mittel.

7. GARANTIEN UND RECHTE

CEM garantiert die Einhaltung der folgenden Garantien und Rechte:

– Die Identität des Informanten, aller beteiligten Dritten und aller Informationen im Rahmen einer Mitteilung oder einer Untersuchung sowie aller Verfahren, die stattfinden, werden vertraulich behandelt. Unbeschadet des Vorstehenden können die Angaben zu diesen Personen den Verwaltungs- oder Justizbehörden mitgeteilt werden, wenn diese aufgrund der Einleitung eines Verfahrens, das sich auf den Gegenstand der Mitteilung bezieht, dazu verpflichtet sind.

Die Identität des Informanten kann auch den Personen bekannt gegeben werden, die für die Durchführung der betreffenden Ermittlungen von wesentlicher Bedeutung sind. Die mit den Ermittlungen beauftragte Person vermeidet es in jedem Fall, den Informanten im Laufe der Ermittlungen direkt oder durch Hinweise zu identifizieren. Diese Garantie der Vertraulichkeit gilt auch nach Abschluss der Ermittlungen.

– Der Informant hat in jedem Fall die Möglichkeit, die Mitteilungen anonym zu machen, ohne dass er irgendwelche Daten angeben muss, die auf seine Identität hindeuten.

– Alle Mitteilungen, die in gutem Glauben gemacht werden, sind garantiert frei von Vergeltungsmaßnahmen, direkt oder indirekt. Jede Mitteilung, die in böser Absicht erfolgt, wird von CEM angemessen geahndet. Wenn gegen diese Garantie der Nichtvergeltung verstoßen wird, muss dies gemeldet werden, und wenn es sich nach einer Untersuchung bestätigt, können disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden. Diese Garantie gilt auch für alle Personen, die an der Untersuchung teilnehmen (z.B. Zeugen), vorausgesetzt, dass sie in gutem Glauben handeln.

– Nach Eingang der Mitteilung und der Einleitung der Ermittlungen wird die betroffene Person über die Einleitung des Verfahrens und dessen Gegenstand unterrichtet, es sei denn, die Mitteilung muss aus ermittlungstechnischen Gründen verzögert werden. Sobald die betroffene Person von der Einleitung des Verfahrens unterrichtet worden ist, hat sie das Recht, alle Beweise vorzulegen, die sie für ihre Verteidigung für relevant hält. Er hat auch Zugang zu allen Beweisen, die möglicherweise gesammelt wurden, jedoch unter keinen Umständen zur Identität des Informanten.

Im Laufe der Untersuchung hat die betroffene Person das Recht, alle ihr angemessen erscheinenden Behauptungen vorzubringen. In jedem Fall wird der von der Untersuchung betroffenen Person vor Erlass der Entscheidung die Möglichkeit gegeben, sich zu äußern.

– Die Unschuldsvermutung für die betroffene Person wird während des gesamten Verfahrens bis zum Erlass einer Entscheidung garantiert. Daher dürfen unter keinen Umständen restriktive Maßnahmen oder Zwangsmaßnahmen ergriffen werden. Vorsichtsmaßnahmen dürfen nur in bestimmten, hinreichend begründeten Fällen (z.B. Belästigung) und/oder Maßnahmen zur Sicherung von Beweisen ergriffen werden, wenn dies unbedingt erforderlich ist, wobei stets die Grundsätze der Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit zu beachten sind.

Wenn eine Mitteilung auf einem anderen als dem speziell dafür vorgesehenen Weg oder an Mitarbeiter, die nicht für ihre Bearbeitung zuständig sind, gesendet wird, muss sie unverzüglich an den Systemadministrator weitergeleitet werden, und die Pflicht zur Vertraulichkeit muss in jedem Fall gewahrt bleiben.

8. INTERNER KOMMUNIKATIONSKANAL: ETHISCHER KANAL

Um jegliche Kommunikation, die in den in Abschnitt 1 beschriebenen materiellen Anwendungsbereich fällt, zu ermöglichen, verfügt das interne Informationssystem von CEM über einen Ethik-Kanal, der über diese Kanäle zugänglich ist: – E-Mail: sii@rafanadalacademy.com

Ein Beispiel, wie Sie Anonymität erreichen können: Verwenden Sie eine generische E-Mail-Adresse – keine nominative, die ausschließlich für diesen Zweck erstellt wurde – oder ein anderes Mittel, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Identität zu verbergen.

– Auf Antrag des Informanten kann die Kommunikation in Form eines persönlichen Treffens innerhalb von höchstens sieben (7) Kalendertagen erfolgen. Das vorgenannte Treffen wird auf eine der folgenden Arten dokumentiert, sofern der Informant zustimmt:

– Durch eine Aufzeichnung des Gesprächs in einem sicheren, dauerhaften und zugänglichen Format; oder

– Durch eine vollständige und genaue Abschrift des Gesprächs, die von den dafür zuständigen Mitarbeitern angefertigt wurde.

Unbeschadet seiner Rechte aus den Datenschutzbestimmungen wird dem Informanten die Möglichkeit gegeben, die Abschrift des Gesprächs zu überprüfen, zu berichtigen und durch Unterschrift zu bestätigen.

– In Fällen, in denen der Systembeauftragte die von der Mitteilung betroffene Person ist, kann der Berichterstatter die Mitteilung direkt an den Generaldirektor richten.

Wenn die Mitteilung beim Systemmanager eingeht und er der Betroffene ist, sieht er davon ab, tätig zu werden, und informiert unverzüglich den Generaldirektor, damit dieser einen Ausbilder benennen und/oder die von ihm für angemessen erachtete Lösung finden kann, wobei er stets die Bestimmungen dieses Verfahrens beachtet.

Jegliche Konsultation zur Auslegung der geltenden Vorschriften, ob extern oder intern, kann auch über den Ethik-Kanal erfolgen. Anfragen sind jedoch vom Schutzbereich dieses Verfahrens ausgenommen. In diesem Fall muss sich der Anfragende ausweisen.

9. VERFAHREN ZUR VERWALTUNG DER KONSULTATION

Der Zweck von Konsultationen ist es, alle Zweifel zu klären, die bei der Auslegung des Ethik- und Verhaltenskodex, anderer interner Vorschriften oder geltender Gesetze auftreten können. Jeder Zweifel in Bezug auf eine Handlungs- oder Verhaltensrichtlinie, die Auswirkungen auf die Ethik oder die Verbrechensbekämpfung haben könnte, sollte ebenfalls als Konsultation formuliert werden.

Der Ethik-Kanal ist kein Briefkasten für Beschwerden oder Ansprüche. Sie sollten ihn also nicht nutzen, um Themen wie Beschwerden über die Einrichtungen, Beschwerden von Mitarbeitern über ihre Arbeitssituation usw. mitzuteilen, solange es sich nicht um einen – potenziellen oder tatsächlichen – Verstoß gegen den Ethik- und Verhaltenskodex handelt. Wenn sie eingehen, werden sie nicht zugelassen oder gelöst.

9.1 Erhalt der Konsultation

Sobald die Anfrage eingegangen ist, erhalten Sie innerhalb von sieben (7) Tagen eine Empfangsbestätigung.

Anfragen, deren Inhalt außerhalb der Reichweite des Kanals liegt oder die in notorisch respektloser oder böswilliger Weise gestellt werden, werden nicht angenommen.

9.2 Auflösung und Kommunikation

Sobald die Anfrage analysiert wurde, erhalten Sie so schnell wie möglich eine Antwort, und zwar innerhalb von maximal einem (1) Monat nach der Eingangsbestätigung, entweder über denselben Kanal oder persönlich an den Fragesteller. Es kann sein, dass Fachleute aus anderen Bereichen oder externe Mitarbeiter hinzugezogen werden, um die Anfrage zu lösen.

10. VERFAHREN ZUR BEARBEITUNG VON BESCHWERDEN

10.1 Analyse- und Zulässigkeitsphase

Wenn eine Beschwerde eingeht, wird sie innerhalb von sieben (7) Tagen quittiert. Der Systemmanager führt innerhalb eines Zeitraums von höchstens einem (1) Monat nach der Empfangsbestätigung eine erste Analyse der Beschwerde durch. Das Endergebnis dieser vorläufigen Analyse ist die Entscheidung, ob die Mitteilung zur Bearbeitung zugelassen wird oder nicht.

Der Systembeauftragte stützt seine Entscheidung, ob er den Antrag zur Bearbeitung zulässt oder nicht, auf die folgenden Aspekte:

– Eingang der Beschwerde mit ausreichenden Daten für die Durchführung der Analyse, einschließlich der möglichen beteiligten Personen/Bereiche und einer klaren Beschreibung des angeblichen Sachverhalts.

– Hinweise auf den Wahrheitsgehalt der Beschwerde.

– Das mögliche Vorhandensein von Unterlagen oder Beweisen, die den behaupteten Sachverhalt belegen.

– Das offensichtliche Fehlen von Bösgläubigkeit in der Mitteilung.

Je nach dem Ergebnis dieser Analyse kann sie beschließen, die Beschwerde anzunehmen und ein internes Untersuchungsverfahren einzuleiten oder, falls nicht, die Beschwerde nicht anzunehmen. Alle Beschwerden, die sich nicht auf den Gegenstand des Kanals beziehen oder bei denen aus dem Wortlaut der Beschwerde nicht auf einen möglichen Verstoß geschlossen werden kann, werden abgelehnt.

Sollte ein Bericht nicht die für seine Bearbeitung erforderlichen Informationen enthalten, wird der Meldende aufgefordert, ihn zu korrigieren, indem er ihn vervollständigt oder zusätzliche Informationen liefert.

Liegen Anhaltspunkte für eine Straftat vor, werden die Informationen unverzüglich an die Staatsanwaltschaft weitergeleitet. Berührt der Sachverhalt die finanziellen Interessen der Europäischen Union, wird er an die Europäische Staatsanwaltschaft weitergeleitet.

In jedem Fall wird der Informant darüber informiert, ob die Beschwerde zur Bearbeitung angenommen wurde oder nicht. Falls die besagte Mitteilung nicht zugelassen wird, muss die für das Informationssystem zuständige Person eine Begründung für die Nichtzulassung beifügen.

10.2 Forschungsphase

Für jede zur Bearbeitung zugelassene Beschwerde leitet der Systemmanager eine Untersuchung ein, wobei er je nach Umfang, Ausmaß und mutmaßlich am Sachverhalt beteiligten Personen die beste Untersuchungsstrategie für den jeweiligen Fall entwickelt.

Diese Untersuchungsphase wird vom Systemmanager selbst durchgeführt, es sei denn, er beschließt, eine andere Untersuchungsstelle zu ernennen, bei der es sich um andere Mitglieder der Organisation oder einen externen Berater (im Folgenden der “Ausbilder”) handeln kann.

Der Instruktor kann die verschiedenen Bereiche/Abteilungen um die Informationen und die Zusammenarbeit bitten, die er/sie für die Durchführung der Untersuchung für notwendig hält.

Der Ermittler legt eine Ermittlungsakte an, die unbedingt eine ausführliche Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen und der gesammelten Dokumente enthalten muss, um ausreichende und geeignete Beweise zu erhalten.

Um diese Beweise zu erhalten, kann sie die Maßnahmen ergreifen, die sie für angemessen hält, wie z.B. die Überprüfung von Dokumenten oder Aufzeichnungen, die Analyse von Prozessen und Verfahren oder die Durchführung von Befragungen. Einer der unvermeidlichen Schritte wird immer die Prüfung der vom Informanten vorgelegten Beweise sein, der möglicherweise aufgefordert wird, diese zu ergänzen, um die angezeigten Fakten besser zu klären.

10.3 Benachrichtigung der betroffenen Person und Anhörungsverfahren

Im Laufe der Untersuchung nimmt der Beauftragte Kontakt mit der betroffenen Person auf und informiert sie über die ihr zur Last gelegten Fakten und die wichtigsten Meilensteine, die während der Untersuchung auftreten können.

In Fällen, in denen eine solche Offenlegung die Ermittlung des Sachverhalts gefährden oder beeinträchtigen könnte, beispielsweise durch die Gefahr der Manipulation oder Zerstörung von Beweismitteln, oder die Erhebung von Beweisen, die zur Feststellung des Sachverhalts erforderlich sind, behindern könnte, kann die Benachrichtigung der von der Offenlegung betroffenen Person jedoch so lange aufgeschoben werden, wie die Gefahr der Manipulation oder Zerstörung besteht.

CEM gewährleistet die Integrität und die Nichtmanipulation der erhaltenen Beweise. Bevor er einen Vorschlag für eine Entscheidung unterbreitet, holt der Anweisungsbefugte innerhalb von zehn (10) Tagen eine Erklärung der betroffenen Person ein, um ihr alle Behauptungen und alle Unterlagen, Beweise oder Gegenbeweise zu übermitteln, die er/sie als interessant erachtet.

10.4 Begründeter Bericht über die Feststellungen und die Lösung

Nach Abschluss der Untersuchung erstellt der Ausbilder einen begründeten Bericht mit Schlussfolgerungen und kann gegebenenfalls die Verhängung von Disziplinarmaßnahmen empfehlen. In den Fällen, in denen andere Mitglieder der Organisation oder ein externer Berater zum Instruktor ernannt wurden, erstellt dieser einen Bericht mit Schlussfolgerungen, der dem Systemmanager zur Lösung des Falls vorgelegt wird.

Unbeschadet der zu wahrenden Vertraulichkeitspflicht enthält dieser Bericht mindestens die folgenden Elemente und deren Beschreibung:

– Identifizierung der beteiligten Parteien.

– Art der Unregelmäßigkeit oder Nichteinhaltung

– Liste der relevanten Fakten oder Entdeckungen

– Schlussfolgerungen oder Bewertung des Sachverhalts

– Vorschlag von Maßnahmen, Kontrollen und/oder Aktionen, die von CEM durchgeführt werden sollen, um die Wahrscheinlichkeit eines erneuten Verstoßes zu verhindern oder zu vermindern.

Die Auflösung kann sein:

– Schließen Sie die Akte mit der Begründung, dass die Fakten für diese Zwecke irrelevant sind, dass es keine ausreichenden Beweise gibt oder dass die Informationen unwahr sind. Wenn sich herausstellt, dass der Informant in böser Absicht gehandelt hat, wird die Personalabteilung informiert, damit disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden können.

– Erklären Sie die Begehung einer Unregelmäßigkeit oder eines Verstoßes gegen interne Vorschriften oder Gesetze, indem Sie die Personalabteilung auffordern, die entsprechende Disziplinarregelung anzuwenden.

10.5 Frist für die Entscheidung

Die Frist für eine Entscheidung darf drei (3) Monate ab dem Datum des Eingangs der Mitteilung nicht überschreiten. In besonders komplexen Fällen kann die Frist um weitere drei (3) Monate verlängert werden, sofern ein Bericht mit den Gründen für die Verlängerung zu den Akten genommen wird.

10.6 Verabschiedung von Disziplinarmaßnahmen und anderen Maßnahmen

Wird eine Unregelmäßigkeit oder ein Verstoß festgestellt, entscheidet der Personalleiter über die zu ergreifenden Disziplinarmaßnahmen, die in Übereinstimmung mit der geltenden Arbeitsgesetzgebung und dem anwendbaren Tarifvertrag mitgeteilt und angewendet werden.

Die Sanktionen sind nach der Schwere der begangenen Handlungen gestaffelt, wobei Umstände wie der verursachte Schaden, Rückfälligkeit, Grad der Beteiligung usw. berücksichtigt werden können. Zu diesem Zweck wird, wenn die Einleitung eines Disziplinarverfahrens obligatorisch ist, ein von der Personalabteilung erstellter begründeter Bericht mit Schlussfolgerungen in die Akte aufgenommen, um doppelte Maßnahmen zu vermeiden.

10.7 Mitteilung der Entscheidung an den Berichterstatter

Der Systembeauftragte informiert den Informanten über den Abschluss des Verfahrens und den Sinn der diesbezüglichen Entschließung.

11. EXTERNE KANÄLE UND UNABHÄNGIGE BEHÖRDE

Die Unabhängige Behörde für den Schutz von Hinweisgebern (IAPA) oder die entsprechenden regionalen Behörden oder Einrichtungen können entweder direkt oder durch vorherige Mitteilung über die in Abschnitt 8 dieses Verfahrens genannten Mittel über die Begehung von Handlungen oder Unterlassungen informiert werden, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes 2/2023 vom 20. Februar fallen, das den Schutz von Personen regelt, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften und die Bekämpfung von Korruption melden.

Die Berichterstattung, die anonym erfolgen kann, kann nach Wahl des Berichterstatters erfolgen:

– Schriftlich, per Post oder auf einem anderen dafür vorgesehenen elektronischen Weg an den externen Informationskanal der A.A.I.

– Mündlich, per Telefon oder Sprachnachrichtensystem.

– Durch ein persönliches Treffen innerhalb einer Frist von maximal sieben (7) Tagen.

12. SCHUTZ DER PERSÖNLICHEN DATEN

CEM verpflichtet sich, personenbezogene Daten jederzeit streng vertraulich und in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung zu behandeln. Sie ergreift die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten und ihre Veränderung, ihren Verlust, ihre unbefugte Verarbeitung oder ihren Zugriff zu verhindern, wobei der Stand der Technik, die Art der gespeicherten Daten und die Risiken, denen sie ausgesetzt sind, berücksichtigt werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie auf der Website (Link zur Datenschutzrichtlinie.

13. AUFBEWAHRUNG UND AUFZEICHNUNG DER VERWALTETEN INFORMATIONEN

CEM garantiert, dass die über das Interne Informationssystem übermittelten Daten nur denjenigen Personen zugänglich sind, die für die Durchführung der Untersuchung und die Lösung des Falles unerlässlich sind. Der Zugriff auf die Daten ist jedoch für andere Personen rechtmäßig oder kann sogar an Dritte weitergegeben werden, wenn dies für die Verhängung von Disziplinarmaßnahmen oder für die Bearbeitung von Gerichtsverfahren, die gegebenenfalls erforderlich sind, notwendig ist.

CEM führt ein Logbuch über die eingegangenen Mitteilungen und die durchgeführten internen Untersuchungen und gewährleistet so eine sorgfältige und erschöpfende Nachverfolgung, um die Tätigkeit des internen Informationssystems nachvollziehbar zu halten. Die in diesem Verfahren festgelegten Vertraulichkeitsanforderungen müssen jedoch in jedem Fall gewährleistet sein.

Dieses Register ist nicht öffentlich, so dass nur auf begründeten Antrag der zuständigen Justizbehörde mittels eines Beschlusses und im Rahmen eines Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens, das mit dem Gegenstand der Mitteilung zusammenhängt, auf den gesamten oder einen Teil des Inhalts dieses Registers zugegriffen werden kann.

14. ÖFFENTLICHKEITSARBEIT UND VERBREITUNG

CEM stellt sicher, dass jederzeit angemessene Informationen in klarer und leicht zugänglicher Form über die Nutzung des Ethik-Kanals sowie über die in diesem Dokument enthaltenen wesentlichen Grundsätze bereitgestellt werden.

15. NICHTEINHALTUNG

Die Nichteinhaltung einer der internen Regeln von CEM durch ein Mitglied Ihres Teams kann ein disziplinarisches Vergehen darstellen. Die Nichteinhaltung dieses Verfahrens kann daher Gegenstand einer angemessenen und verhältnismäßigen Disziplinarmaßnahme sein, die den Umständen des Falles Rechnung trägt.

16. GENEHMIGUNG

Die aktuelle Version dieses Verfahrens wurde vom Lenkungsorgan am 8. Juni 2023 genehmigt. Jede Aktualisierung des Inhalts wird ordnungsgemäß bekannt gegeben.

Anhang

Die Bestimmungen von Anhang I der RICHTLINIE (EU) 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23. Oktober 2019 sind über das Interne Meldesystem zu melden.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:

Verstöße, die in den Anwendungsbereich von Rechtsakten der Union fallen, die sich auf Folgendes beziehen:

Öffentliches Auftragswesen:

– Verfahrensvorschriften für das öffentliche Auftragswesen und die Vergabe von Konzessionen, für die Vergabe von Aufträgen in den Bereichen Verteidigung und Sicherheit sowie für die Vergabe von Aufträgen durch Auftraggeber im Bereich der Wasser-, Energie- und Verkehrsversorgung, der Postdienste und aller anderen Aufträge.

Schutz der Umwelt:

– Jede Straftat, die gegen den Schutz der Umwelt gerichtet ist

– Umwelt- und Klimastandards

– Nachhaltige Entwicklung und Standards für die Abfallwirtschaft

– Normen zur Meeres-, Luft- und Lärmbelastung

– Standards für den Schutz und die Bewirtschaftung von Wasser und Boden

– Standards für den Naturschutz und die biologische Vielfalt

– Vorschriften für chemische Stoffe und Gemische

– Standards für Bio-Produkte

Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz:

– Lebens- und Futtermittelrecht der Union

Verbraucherschutz: